Innsamling av data finner fra og med 2019 sted bare én gang i året. Førstkommende innsamling gjelder perioden fra og med 4. kvartal 2018 til og med 3. kvartal 2019. Fristen for innsending for denne innsamlingen er onsdag 4. desember 2019. Vi gjør oppmerksom på at det er fullt mulig å levere oppgaver inntil én uke før dette, dersom kommunen har registrert alle fraværsopplysninger da. 

Innlevering
Filer lastes opp på www.ks.no/datainnsamling. For å kunne gjøre dette må man ha brukernavn og passord. På grunn av nye nettsider må alle oppgavegivere opprette nye brukere her. Brukernavn skal være egen gyldig epostadresse, mens man fritt kan velge passord (minimum syv tegn).

Det som er sagt ovenfor gjelder også oppgavegivere som kjører fraværsregistrering hos eksterne leverandører. Disse må gi leverandørene beskjed om hvordan data til KS skal plukkes og leveres.

Veiledning for rapporteringen
Vi minner om at vikarer nå tas med i fraværsoppgavene, mens øvrige midlertidig ansatte ikke inkluderes. Vikarer skal merkes med V i kode for tilsettingsforhold. Dette er nærmere beskrevet på www.ks.no/paiendringer.

Alle kommuner og fylkeskommuner, kommunale foretak o.l. skal gi opplysninger om fravær til KS. Rapporteringen av fravær til KS er frivillig for bedriftsmedlemmer med selvstendig medlemskap og krever at man kan gi opplysninger på individnivå. 

Oppgavegivere som skifter lønns- og personalsystem i perioden må levere data fra både gammelt og nytt system, dersom ikke alle fraværsdata overføres til nytt system. Mer om hvordan filene skal se ut i dette tilfellet finnes i avsnittet "Arbeidsgivere som har byttet lønns- og personalsystem i perioden" i Veiledningen, del 1. 

Til KS skal det gis opplysninger for hvert av de fire kvartalene som er med i rapporteringsperioden. Alle må levere data på individnivå. Gjeldende rundskriv for stillingskoder m.m. er rundskriv B-200/2019, som finnes her.

Veiledning for fraværsstatistikken finner du i linkene under: 

Del 1 Veiledning for oppgavegivere (pdf)
Del 2 Feltbeskrivelse maskinlesbare filer (pdf)
Del 3 Hvordan KS beregner fraværsprosenter  (pdf)
  Eksempler på fraværsrapportering (pdf)
  Eksempelfil, faste opplysninger (txt)
  Eksempelfil, variable opplysninger (txt)

Bruk av innsamlede opplysninger
KS bruker de innsamlede opplysningene til å lage aggregert statistikk, slik som den som ligger på www.ks.no/fravarstall. Vi bruker statistikken til å gi informasjon til kommuner, fylkeskommuner og andre interesserte, til kostnadsberegninger og i vårt arbeid som utviklingspartner for kommunene. Det publiseres ikke tall som gir grunnlag for å identifisere enkeltpersoner. Dette ivaretas gjennom at vi aldri publiserer tall basert på mindre enn 10 årsverk.