Det moderniserte folkeregisteret er tatt i bruk, dette berører en rekke av kommunal sektors tjenesteområder. Folkeregisteret er en nasjonal felleskomponent for personopplysninger. Opplysninger fra folkeregisteret brukes blant annet av kommuner og fylkeskommuner som grunnlag for egen saksbehandling og for å kunne tilby innbyggerne kommunale tjenester.

Kommunal sektor er både produsenter og brukere (konsumenter) av folkeregisteropplysninger. For en rekke kommunale virksomheter er tilgangen til opplysninger kritisk, for eksempel innen barnevern og helse- og omsorgstjenester. Det er derfor viktig at opplysningene er riktige og oppdaterte. De fagsystemene som i dag har integrasjon med folkeregisteret, må tilpasses slik at de kan kommunisere  med det nye folkeregisteret når det tas i bruk.  Dette både for å opprettholde tilgangen til folkeregisteropplysninger, og for å få gevinster av de nye mulighetene som folkeregisteret gir.

Lenkeblokk Icon Les om ny informasjon i det nye folkeregisteret

Skatteetatens tilstandsrapport

I 2017 publiserte Skatteetaten en tilstandsrapport om bruk av folkeregisteropplysninger i kommunal sektor. Les gjerne gjennom den før dere starter med egen kartlegging.

Lenkeblokk Icon Tilstandsrapport - bruk av folkeregisteropplysninger blant kommunene

Kartlegging av dagens bruk av folkeregisteret (nåsituasjonen)

Kildene til folkeregisteropplysninger er mange og sammensatte, og kartleggingen bør gjennomføres systematisk. Ledelsesforankring og lederinvolvering er viktig. Dette omfatter ledere i hele virksomheten, ikke bare de som har ansvar for drift og systemer. Enhetsledere, systemeiere og ansvarlige for fagsystemene i kommunen/fylkeskommunen bør være ansvarlig for å gjennomføre kartleggingen innenfor sine områder. I enkelte tilfeller kan det også være aktuelt å involvere leverandør av fagsystemer.

 

Dette må kommunen/fylkeskommunen gjøre

Undersøk: Hvilke fagsystemer i kommunen/fylkeskommunen bruker folkeregisteropplysninger, og hvilke opplysninger brukes?

Fra Skatteetatens tilstandsrapport

De aller fleste fagsystemer bruker folkeregisteropplysninger. I følge Skatteetatens tilstandsrapport er de tjenesteområdene i kommunen som blir mest berørt av endringene i folkeregisteret: oppvekst og utdanning, helse- og omsorg, sosialtjenester og tekniske tjenester og administrative tjenester. Derfor kan det være lurt å starte kartleggingen innenfor disse områdene.


Undersøk: Hvilke leverandører leverer fagsystemer i kommunen/fylkeskommunen?

Fra Skatteetatens tilstandsrapport

De mest sentrale systemleverandørene for kommunene er Visma, Tieto, Evry, HK Data, ACOS og Norkart, og på helse- og omsorgsområdet inkluderer listen også Infodoc og CompuGroup Medical. Mange av disse selskapene leverer flere typer fagsystemer til kommunene, som dekker de ulike tjenesteområdene. I tillegg forholder kommunene seg til en håndfull offentlige leverandører av nasjonale løsninger hvor personopplysninger er tilgjengelig; Norsk Helsenett, Integrerings- og mangfoldsdirektoratet (IMDi), Kartverket, og Skatteetaten.

 


Undersøk: Hvilke folkeregisteropplysninger blir brukt i de ulike fagsystemene?

  • Er disse opplysningene ikke-taushetsbelagte eller taushetsbelagte? Dette er viktig å kartlegge fordi det etter 1. oktober 2018 kun vil være virksomheter som har hjemmel i særlov som vil få tilgang til taushetsbelagte opplysninger.

Les mer om taushetsbelagte og ikke-taushetsbelagte opplysninger

Fra Skatteetatens tilstandsrapport

De folkeregisteropplysningene som kommunene er mest avhengige av er adresse, fødselsnummer og navn, og familierelasjoner. På oppveksts- og utdanningsområdet er det spesielt foreldre-barn relasjonen som er en viktig opplysning, mens på både helse- og omsorg og sosialområdet er fødselsnummer av stor betydning for tjenesteutførelsen. For tekniske tjenester og interne tjenester som regnskap og fakturering er adresser den mest sentrale opplysningen i oppgaveløsningen.


Undersøk: Hvordan kommer opplysninger fra folkeregisteret inn i fagsystemene, hva er kilden til opplysningene?

  • Via infotorg / EVRY?
  • Via Norsk Helsenetts PREG (Personregisteret)?
  • Via Skatt, Integrerings- og mangfoldsdirektoratet (IMDi) eller andre?
  • Gjennom papirskjema, og opplysningene tastes manuelt inn i systemet?
  • Gjennom lokale databaser i fagsystemet? Hvor ofte oppdateres databasene?
  • Gjennom spesialtilpassede uttrekk fra infotorg/EVRY?
  • Gjennom å spørre innbygger?
  • Andre kilder?

Undersøk: Hvilke avtaler har kommunen/fylkeskommunen, eventuelt den spesifikke virksomheten, med EVRY (som distributør) i dag?

Mange kommuner/fylkeskommuner benytter i dag infotorg.no, som er EVRYs tjeneste for distribusjon av folkeregisteropplysninger.

  • Hvor mange avtaler har kommunen/fylkeskommunen med EVRY?
  • Hvilke tjenester benytter de ulike fagsystemene? Oppslag, uttrekk, ajourhold?
  • Hvor mye koster den enkelte avtalen per år?
  • Hvilke tilganger har kommunen og fylkeskommunen avtalt med EVRY?
  • Hvilke tjenesteområder bruker disse tilgangene og hvilke opplysninger de får tilgang til?

Tips!

Få oversikt over alle faktureringer mot EVRY siste år, for å se omfanget av kostnadene ved bruk av infotorg.

Gjør også en kritisk vurdering av hvilke tilganger den enkelte virksomheten i kommunen/fylkeskommune skal fortsette å ha og hvem som skal ha rett til hvilke tilganger.


Mange helse- og omsorgstjenester henter i dag folkeregisteropplysninger gjennom Norsk Helsenetts folkeregisterkopi, personregisteret (PREG). Undersøk:

  • Hvilke fagsystemer henter opplysninger fra PREG?
  • Hvilke tjenester benytter de ulike fagsystemene? 
  • Hvilke og hvor mange avtaler har kommunen/fylkeskommunen med Norsk helsenett? Omfatter disse avtalene bruk av PREG?

Fra Skatteetatens tilstandsrapport

Så å si alle EPJ systemer har et grensesnitt mot Norsk Helsenett (NHN), som er helsesektorens meldingsutveksler og distributør av pasientinformasjon. NHN besitter en beriket kopi av folkeregisteret, kalt personregisteret, hvor personopplysninger oppdateres daglig fra EVRY. Personregisteret har et program-til-programgrensesnitt som gir tilgang til søk og oppslag i deres folkeregisteropplysninger direkte fra skjermbildet i EPJ systemene, hvis EPJ systemene har tilrettelagt for slik funksjonalitet. Personregisteret er tilgjengelig for kommunale helse- og omsorgstjenester, og kan benyttes til å foreta direkte spørringer eller vaske pasientregistre.

 

 

Lenkeblokk Icon Direktoratet for e-helse

Hva bør den gjennomførte kartleggingen brukes til å vurdere?

Hvordan sikre tilgang til folkeregisteropplysninger?
Hva kommunen/fylkeskommunen gjøre for å sikre tilgang til folkeregisteropplysninger ved overgangen til modernisert folkeregister?

Hvordan realisere gevinster?
Hva bør kommunen/fylkeskommunen gjøre for å utnytte nye muligheter for gevinster og kostnadsreduksjoner som det tilrettelegges for gjennom moderniseringen av folkeregisteret?

  • Er det mulig å heve kvaliteten på kommunens/fylkeskommunens tjenester ved å ta i bruk nye løsninger fra folkeregisteret? Ved å ta i bruk nye informasjonselementer (eksempelvis om delt bosted/delt omsorg for barn)? Er det mulig å utnytte at eksisterende informasjon oppdateres raskere (for eksempel umiddelbar melding om dødsfall eller fødsel)?
  • Er det tjenesteområder eller virksomheter som i dag ikke bruker opplysninger fra folkeregisteret, men som bør gjøre det? Er det muligheter for integrasjon mot folkeregisteret i eksisterende fagsystemer som ikke benyttes?
  • Er det mulig å effektivisere dagens prosesser i kommunen/fylkeskommunen for innhenting og bearbeiding av folkeregisterinformasjon, for eksempel ved å automatisere prosesser basert på nye tjenester fra folkeregisteret, NHN og KS/FIKS eller kan man redusere lokale kopier av informasjon?
  • Er det mulig å redusere leverandørkostnader ved å redusere tjenesteomfanget fra markedsleverandører?

Hvordan håndtere leverandører?
Hvordan skal kommunen/fylkeskommunen håndtere systemleverandører og leverandører som ønsker å distribuere tilgang til det moderniserte folkeregisteret?

  • Overgangen til nytt folkeregister kan kreve endringer i mange fagsystemer. Hvordan ønsker kommunen å håndtere endringene med tanke på kontrakter, tidsplanen og kostnader til budsjetter?
  • Hvilke avtaler kan sies opp eller endres, og hvilke må føres videre? Er det aktuelt å gå til anskaffelse av nye fagsystemer og systemleverandører?
  • Mange kommuner og fylkeskommuner bruker de samme fagsystemene og systemleverandørene. Er det mulig å gå sammen med andre kommuner og fylkeskommuner for å forhandle frem nye avtaler som inkluderer tilgang til modernisert folkeregister?

Fått tilbud fra en leverandør?

Flere leverandører kommer med tilbud om nye tilganger til modernisert folkeregister

  • sett deg inn i tilbudet
  • sammenlign med andre leverandører
  • unngå langtidsavtaler (maks tre år)
  • krev av leverandørene at de er integrert mot folkeregisteret, eller NHN for helse- og omsorgstjenester slik at kommunen/fylkeskommunen har oppdaterte data

 

Hvilke tjenester ønsker kommunen/fylkeskommunen å benytte?

Hvilke folkeregistertjenester ønsker kommunen/fylkeskommunen å benytte, og hvordan? Direktoratet for e-helses program MF Helse utvikler Persontjenesten for konsumenter i helse- og omsorgssektoren som er på Norsk helsenett. KS tilbyr i løpet av tredje kvartal 2020 tjenester på Fiks-plattformen for de resterende områdene i kommuner og fylkeskommuner.

Det må altså vurderes hvilke folkeregistertjenester som de ulike tjenesteområdene i kommunen/fylkeskommunen skal bruke.