Arkivleder Nina Fossbakken i Stjørdal kommune, en av pilotkommunene i prosjektet Fiks folkeregister.

Kommunene digitaliserer i et rasende tempo og utvikler fellesløsninger som hele kommunesektoren kan ta i bruk. I en artikkelserie spør vi kommuner om løsninger de har tatt i bruk og erfaringene de har gjort seg så langt. Stjørdal var blant de første kommunene som tok i bruk Fiks folkeregister.

– Hvilke gevinster får kommunen ved å bruke løsningen?

Kommunen vil få mye bedre kontroll på hvem som har tilgang til hvilke folkeregisteropplysninger på vegne av kommunen. Både når det gjelder maskin-til-maskin-integrasjon og oppslag via nettsidene. En annen fordel er at vi nå kan ta ut alle de innbyggerlistene vi trenger når vi har behov for det, i stedet for å måtte søke om det, slik vi måtte tidligere. Kommunen får også reduserte kostnader ettersom Fiks folkeregister er en rimeligere løsning enn den vi brukte før, sier arkivleder Nina Fossbakken i Stjørdal kommune.

– Hvordan bidrar løsningen til bedre innbyggertjenester?

Ved å ha riktig informasjon om innbyggerne til enhver tid kan vi gi bedre innbyggertjenester, for eksempel sende post til riktig adresse. Vi trenger ikke å be om opplysninger som vi allerede har. Med Fiks folkeregister kan kommunen for eksempel ta ut en liste over alle i kommunen som fyller 100 år, for at ordføreren skal kunne besøke dem og gi en oppmerksomhet på dagen. Et annet eksempel er at vi driver forebyggende hjemmebesøk til eldre og kan hente ut en liste over alle som er eldre enn for eksempel 80 år.

- Har dere gjort dere noen erfaringer som andre kommuner bør vite om?

Vi har gjennomført en kartlegging av hvem som har tilgang til folkeregisteret i dag, og hvilke tilganger de har. Vi oppdaget at flere av våre tidligere ansatte fremdeles hadde tilgang til folkeregisteropplysninger på vegne av Stjørdal kommune ettersom tilganger manuelt må sies opp. Flere hadde også byttet arbeidsted og jobbet med helt andre ting og hadde i den nye rollen ikke hjemmel for å hente ut taushetsbelagt informasjon fra folkeregisteret. Vi har også kartlagt hvem som bør ha tilgang til Fiks folkeregister, hvilke tilganger de forskjellige rollene trenger og hvilken hjemmel de forskjellige rollene har til å hente ut taushetsbelagt informasjon. Nå jobber vi med å få på plass rutiner for hvordan tilganger skal tildeles, og vi utarbeider ROS og DPIA for bruk av Fiks folkeregister.

Delta på åpent møte om Fiks folkeregister

Torsdag 24. juni kl. 12 til 14 inviterer KS til åpent møte om Fiks folkeregister. Les mer om møtet og delta.

Hvordan ta i bruk Fiks folkeregister?

For å ta i bruk Fiks folkeregister må dere:

• godkjenne Skatteetatens bruksvilkår for det moderniserte folkeregisteret og gi KS tilgang til å hente opplysninger fra registeret på vegne av dere
• inngå avtale med KS om bruk av tjenesten og Fiks-plattformen
• gjennomføre risiko- og sårbarhetsanalyser (ROS) og vurdere personvernkonsekvenser (DPIA)

På Fiks-portalen finner dere mer informasjon om hvordan dere kommer i gang. Der finner dere også relevante avtaler og veiledere.

Ta gjerne kontakt med oss på modernisertfolkeregister@ks.no hvis dere har spørsmål om tjenesten.