Tellingstidspunktet for PAI er 1. desember. Leveringsfrist for data vil være ca. 15. desember hvert år.
Fraværsdata samles inn i juni og desember hvert år. Insamlingen i juni dekker perioden 2. kvartal foregående år til og med 1. kvartal inneværende år. Desemberinnsamlingen dekker perioden 4. kvartal foregående år til og med 3. kvartal inneværende år. Leveringsfrist for data vil være en av de første dagene i innsamlingsmåneden hvert år.
Nøyaktige frister for innlevering av data til de to statistikkene finner man i egne artikler på www.ks.no. Artiklene heter "Datainnsamling PAI-registeret" og "Datainnsamling Fraværsstatistikk". I disse artiklene vil man også finne kodelister og andre opplysninger knyttet til de to statistikkene.
Filer til PAI og Fraværsstatistikken kan lastes opp direkte på nettet. Velg denne metoden fremfor å sende data i posten. Lenke til fullstendig veiledning finnes under denne artiklen. Første betingelse for å kunne gjøre dette er å registere seg som bruker på Min KS-side. Data skal ikke sendes som e-post. Nedenfor finner man opplysninger om krav til data som skal leveres.
PAI
Krav til filer til PAI-registeret (gjelder ikke de som leverer ajourholdslister/skjema):
Filene skal være i ASCII-format (ren tekst), ikke EXCEL-filer, HTML-filer, PDF-filer eller rapporter med overskrifter. Nedenfor denne artikkelen finner man lenke til en liten fil som viser hvordan en riktig fil vil se ut.
Ajourholdslister PAI.
Virksomheter som leverer data på ajourholdslister produsert av KS eller leverer egne lister med tilsvarende innhold, må scanne listene til en pdf-fil og laste dem opp via nettet på samme måte som de som leverer data i ASCII-format.
FRAVÆR
Krav til filer til Fravær (gjelder kun de som leverer individdata):
Filene skal være i ASCII-format (ren tekst), ikke EXCEL-filer, pdf- eller HTML-filer eller rapporter med overskrifter. Det er to filer som skal leveres, den ene med faste opplysninger, den andre med fraværsopplysninger. Nedenfor denne artikkelen finner man lenker til to små filer som viser hvordan filene vil se ut når de er riktige.
Det er bare kommuner og fylkeskommuner som skal sende inn data til fraværsstatistikken. For andre virksomheter er dette frivillig og forutsetter at data kan leveres på individnivå. Skjema med summarisk statistikk brukes ikke lenger.
Om brukernr.
For kommuner er brukernr det samme som kommunenummeret. For fylkeskommuner vil de to siste siffer være 00. Virksomheter som er AS, IKS eller lignende skal ha et eget brukernr på 4 siffer som er tildelt av KS. (F)KF skal ha kommunnenr. + 3000. Vi vil be alle som leverer data slik som beskrevet over om å være nøye med å sjekke at brukernr. er med i filen(e), dvs. at det ikke bare står 0000. Den eneste måten å sjekke dette på er å åpne filen i en editor, for eksempel Notepad eller Word. Se også filbeskrivelse for hver av statistikkene.
