Fra minnepenn til sikker arkivering

Praksis for oppbevaring av personsensitiv dokumentasjon i grunnskolen og videregående skole er svak. Skolene trenger en styrket kompetanse om arkivpraksis i offentlig sektor.

Ved utarbeidelse av individuelle opplæringsplaner (IOP) om tilpasset opplæring i en inkluderende skole produseres det dokumentasjon med personsensitivt innhold.Dokumentasjonen må derfor behandles trygt. En ny undersøkelse som er gjennomført av PWC for KS, viser i hovedresultatet at:

  • Det legges mindre vekt på arkivrutiner i skolen, enn innenfor andre sentrale enheter i kommunen.
  • IOP og tilknyttet dokumentasjon arkiveres og oppbevares fysisk og elektronisk gjerne på flere steder.
  • Skolers bruk av elektronisk sakarkivsystem er lite utbredt.  Minnepenner brukes i betydelig grad som lagringsenhet for utarbeidelse og redigering av IOP.
  • Undervisningspersonale og leverandører av læringsplattformer gir uttrykk for at læringsplattformer ikke benyttes til kommunikasjon som omhandler sensitiv dokumentasjon.

Ønsker mer kompetanse
Undervisningspersonalet i undersøkelsen gir uttrykk for at personvernregelverket er vanskelig å forstå, språkbruken oppfattes som vanskelig og tekniske tiltak for å bedre datasikkerheten er utfordrende å få til, på grunn av mangelfull kompetanse.

Trenger tydelig styring
Den sentrale arkivfunksjon i kommunen har ikke hatt ansvar for eller oversikt over praksis på den enkelte skole. Overordnet kommunal styring har dermed vært mangelfull, og har ført til strukturelle svakheter innenfor kommunens arkivpraksis.

IOP, inkludert praksis knyttet til journalføring, arkiv og personvern er i liten grad del av kommunenes ordinære internkontrollsystem.

Kommunene har et potensiale på gjennomføring av risikovurderinger på skoler, skjerme sensitive opplysninger riktig, samt tydelighet og skriftlighet i styrings- og kontrollrutiner.

Det finnes gode løsninger
               – Vi mener at fylkeskommunenes plan for digitalisering og dokumenthåndtering «Fylkeskommunal Optimal Tilpassing» (FOT) kan brukes som et godt utgangspunkt i kommunenes arbeid med å oppbevare sensitiv dokumentasjon i skolen på en forsvarlig og god måte, sier områdedirektør i KS Trude Andresen. FOT er et samarbeidsprosjekt mellom flere fylkeskommuner, og KS kan gjennom digitaliseringsprogrammet KommIt holde kurs for skolene i bruk av dette arkivsystemet.

Anbefalinger
Rapporten har med eksempler fra skoler med god praksis. Dette vil kunne gi nyttig kunnskap også for andre kommuner.

  1. I kommuner som har et fullelektronisk sakarkivsystem og hvor PPT ikke er organisert som IKS, anbefales en samordnet arkivering i en elevmappe (ikke delvis papirarkiv, samt delvis elektronisk arkiv i flere mapper).
  2. Den sentrale arkivfunksjonen i kommunen bør i større grad aktivt sikre at skolene følger opp kommunens og fylkeskommuners arkivfaglige rutiner. Skoleleder bør gjøres ansvarlig i dette arbeidet. Kompetansen til kommunens arkivfaglige personer bør i større grad gjøres tilgjengelig ute på den enkelte skole.
  3. Internkontroll for arkiv og personvern når det gjelder IOP må være skriftlig og innarbeidet som en del av kommunens ordinære internkontrollsystem.
  4. Iverksette tiltak knyttet til organisasjons- og holdningsutvikling og som styrker en forsvarlig håndtering av sensitive personopplysninger og tilhørende dokumenter.
  5. Iverksette konkrete opplæringstiltak for undervisningspersonell i skolene, for å sikre kunnskap om regelverk for arkivering og personvern. Økt innsikt i grunnleggende hensyn som skal ivaretas og konsekvenser ved manglende etterlevelse av regelverk og rutiner er grunnleggende for både holdnings- og organisasjonsutvikling. Det samme gjelder praktisk kunnskap om – og rutiner for bruk av tekniske verktøy som kan bedre etterlevelsen av regelverk og rutiner.
  6. Sørge for tekniske løsninger som legger til rette for at alle involverte parter i utarbeidelsen av dokumenter (her IOP) får lese og redigeringsmulighet i sakarkivsystemet.
  7. Lage tydelige rutiner og retningslinjer på hvilke opplysninger som skal følge elevmappen når eleven flytter mellom skoler og skoleslag.


Les rapporten her