Komme i gang med SvarUt

Komme i gang med SvarUt

1. Kontakt leverandør

De aller fleste kommune knytter sak/arkivsystemet og eventuelt også andre fagsystemer til SvarUt. På den måten ekspederes forsendelsen i fagsystemet.

Alle de tre leverandørene av sak/arkivsystemer leverer grensesnitt mot SvarUt, både Acos, Evry og Software Innovation. Ta kontak med leverandøren!

Også andre fagsystemer kan knyttes til SvarUt, blant annet Agresso økonomisystem og flere fagsystemer utviklet i kommuner og fylkeskommuner. 

Mange av fagsystemene har også grensensitt for oppslag i Folkeregisteret og Enhetsregisteret. Tilgang til Folkeregisteret får kommunen gjennom registreringen som bruker av Sikker Digital Post hos Difi.

2. Tegn avtale med KS 

For å kunne ta i bruk SvarUt må det tegnes avtale mellom kommunen/fylkeskommunen og KS .

Avtalen består av selve avtaledokumentet og syv bilag:

Kommunen skal erstatte "XXX" med kommunens navn på forsiden av selve avtalen og signere på siste side. Bilag 4 skal fylles ut med kontaktpersoner. Til slutt skal avtalen og alle 7 vedlegg skannes i én fil og sendes til svarut@ks.no

Deretter vil KS kontrasignere og returnere avtalen. 

3. KS oppretter kommunen som bruker

Så snart avtalen er signert av kommunen vil KS opprette kommunen som bruker av SvarUt. Samtidig definerer KS også tilgang til forvaltningsgrensesnittet for en lokal administrator i kommunen. 

Pålogging til forvaltningsgrensesnittet skjer gjennom ID-porten. KS må derfor ha navn og fødselsnummer til lokal administrator.

Det er støtte for bruk av ansattsertifikater for pålogging gjennom ID-porten. Dette er fremdeles en personlig pålogging, men personen knyttes til organisasjonen (f.eks. kommunen) som ansatt. Det er ikke støtte for bruk av virksomhetssertifikater for pålogging til SvarUt.

I tillegg til å fullføre konfigurasjonen av kommunen i SvarUt, vil lokal administrator også få tilgang til å lese forsendelsesloggen, ta ut statistikker og også kunne ekspedere forsendelser manuelt. 

Kommunen kan selv opprette flere brukere som lokale administratorer. I tillegg kan det opprettes brukere som kun skal ha tilgang til å sende manuelle forsendelser. 

4. Kommunen konfigurerer SvarUt

Det er behov for å foreta noen enkle konfigurasjoner før SvarUt kan tas i bruk.

Kommunen opprettes som "organisasjon". På dette nivået skal kommunen registrere fakturainformasjonen for fakturering av print, postlegging og porto fra den sentrale utskriftsleverandøren.

Under organisasjonen opprettes det én eller flere avsendere. En avsender er f.eks. et fagsystem i kommunen, f.eks. sak/arkivsystemet. For hver avsender skal det konfigureres tekst til forsendelsens forside, varslene som sendes via Altinn og valg av utskriftsleverandør.

Når leverandøren av sak/arkivsystemet eller andre fagsystemer skal knytte dette til SvarUt, må det i fagsystemet legges inn adressen til SvarUt, brukernavnet som er det samme som avsendernavnet og et passord. Det er lokal administrator som generer servicepassordet som overleveres leverandøren av fagsystemet.

Dersom kommunen ønsker å knytte SvarUt til Sikker Digital Post (SDP), er det viktig at kommunen registrerer seg som bruker av SDP hos Difi før koplingen aktiviseres i https://svarut.ks.no. Mer om dette i punkt 6.

Det er utarbeidet en detaljert veiledning i konfigurering av SvarUt.
(Informasjonen ligger i et passordbeskyttet område. Kommuner og virksomheter som har tegnet avtale om bruk av FIKS-plattformen finner passordet på https://svarut.ks.no/hjelp.) 

5. Leverandøren knytter systemene sammen

Etter at lokal administrator har generert servicepassordet har leverandøren av sak/arkivsystemet (eller andre fagsystemer) all nødvendig informasjon for å knytte fagsystemet til SvarUt.

Leverandøren må registrere adressen til SvarUt, som finnes i mange versjoner. Det er siste tallet i adressen som angir nummeret, slik:

  • https://svarut.ks.no/tjenester/forsendelseservice/ForsendelsesServiceV1
  • https://svarut.ks.no/tjenester/forsendelseservice/ForsendelsesServiceV2
  • https://svarut.ks.no/tjenester/forsendelseservice/ForsendelsesServiceV3
  • osv...

Brukernavnet er det samme som avsendernavnet i SvarUt. Lokal administrator har oversikt over dette. Det er også lokal administrator som genererer servicepassordet som er det passordet som leverandøren av fagsystemet skal legge inn i sin konfigurasjon.

Etter at fagsystemet og SvarUt er koplet sammen er det vanlig å sende noen få forsendelser for å sjekke at systemene kommuniserer med hverandre.  

6. Kommunen registreres som bruker av SDP

De aller fleste kommunene ønsker å knytte SvarUt til Sikker Digital Post fra Difi. På den måten vil privatpersoner som har valgt Digipost eller e-Boks som poskasse for post fra det offentlige få posten der. Kommunen behøver ikke ta hensyn til dette når posten skal ekspederes. Det er SvarUt som, på grunnlag av fødselsnummeret, sørger for å rute dette til korrekt postkasse, eventuelt til Altinn dersom ingen av de to er valgt.

Kommuen sender melding til idporten@difi.no og ber om at kommunen registreres som bruker av Sikker Digital Post. Da vil også Difi sørge for at Evry får beskjed om at kommunen skal ha tilgang til Folkeregisteret, noe som er nødvendig for grensesnittet i fagsystemte for oppslag i Folkeregisteret.

7. Kommunen går i ordinær produksjon

Det er vanlig at kommunen foretar noen få testsendinger, for å forsikre seg om at det er kommunikasjon mellom sak/arkivsystemet (eller eventuelle andre fagsystemer) og SvarUt. 

Utover dette er det begrenset behov for å teste SvarUt. Tjenesten har vært i produksjon i flere år og formidler store mengder forsendelser hver dag. 

De aller fleste kommuner velger å benytte sentral utskriftsleverandør. Dette blir gjort som en del av konfigurasjonen, slik det er beskrevet i punkt 4. For mange kommuner er det dette som markerer at kommunen går i ordinær produksjon. Fra og med den første forsendelsen som går til print og brevpost vil utskriftsleverandøren starte fakturering for arbeidet og for porto.