Dette er mottaksservicen SvarUt

Dette er mottaksservicen SvarUt

SvarUt koples vanligvis til kommunens sak/arkivsystem eller også til andre fagsystemer.

KS tilbyr SvarUt til alle kommuner og fylkeskommuner, og også andre offentlige virksomheter. Med dette får kommunene et effektivt verktøy for å sende utgående post, digitalt eller som brevpost, til innbyggere og organisasjoner – og på en svært enkel måte.

Enkel systemskisse

Kort fortalt er SvarUt en komponent som koples til kommunenes fagsystemer, vanligvis sak/arkivsystemet. Saksbehandleren bruker sak/arkivsystemet som før, adresserer posten og påfører fødsels- eller organisasjonsnummeret til mottakeren, dersom dette er kjent. Deretter ekspederes dette til SvarUt i stedet for til vanlig utskrift. Så tar SvarUt over jobben.

Ved å oppgi fødselsnummer eller organisasjonsnummer sendes meldingen direkte til mottakers innboks i Altinn og vedkommende kan velge å åpne brevet. Ved å åpne brevet via denne lenken samtykker mottaker samtidig til å ha mottatt brevet elektronisk.

Dersom kommunen velger å knytte seg til Sikker Digital Post (SDP) fra Difi, vil post til innbyggere som har valgt Digipost eller e-Boks som postkasse for post fra det offentlige, også få post fra kommunen her, i stedet for i Altinn.

Dersom fødsel- eller organisasjonsnummer ikke er påført forsendelsen, blir den umiddelbart sendt til utskrift og postlegging. Det samme skjer dersom en mottaker som har fått dette i Altinns innboksboks ikke har åpnet dette i løpet av 40 timer innen virkedager. 

Detaljert systemskisseKlikk for større bilde!

Hvilke gevinster får vi så av dette?

Effektivitet

  • Saksbehandlingen i kommunen blir mer effektiv ved at brev sendes elektronisk.

Omdømme

  • Innbygger eller næringsliv kan motta brev digitalt få sekunder etter at saksbehandler har ferdigstilt saken.
  • Kommune eller fylkeskommune blir tydelig i sin strategi på digitalisering.

Miljø – papir-transport

  • Ved at brev sendes digitalt spares miljøet med hensyn på transport og bruk av papir.

Økonomi

  • De brev som ikke blir lest digitalt blir sendt til en sentral leverandør for utskrift og frankering. Store volumer av forsendelser gir rimeligere porto.
  • Produksjonskostnadene for utskrift, frankering og postlegging vil også være lavere hos en sentral utskriftsleverandør enn i egen kommune.

Sikker forsendelse

Løsningen er bygget opp med bruk av Altinn og ID-porten og sikrer en sikker forsendelse. SvarUt er godkjent for forsendelser med personsensitivt innhold og som krever sikkerhetsnivå 4. 

Forutsetninger

For at et brev skal sendes til en innbygger eller organisasjon er det nødvendig at avsender har tilgang til fødselsnummer eller organisasjonsnummer. Dette sikrer at brevet blir sendt til riktig mottaker i Altinn eller alternativt i Digipost eller e-Boks.

Hvordan komme i gang

Ta kontakt med din leverandør av fagsystem for sak/arkiv. Alle leverandørene; Acos, Evry og Software Innovation, har laget en integrasjon til KS SvarUt.

Det må tegnes avtale mellom kommunen og KS KommIT. Mer informasjon og selve avtaledokumentene finner du her

Annet

For at et brev skal sendes til en innbygger eller organisasjon er det nødvendig at avsender har tilgang til fødselsnummer eller organisasjonsnummer. Dette sikrer at brevet blir sendt til riktig mottaker i Altinn.

Kommunene får tilgang til Folkeregisteret ved å henvende seg til Difi, som vil bekrefte overfor Evry at kommunen skal ha tilgang til søk i Folkeregisteret med treffliste.

Videoer om SvarUt: