Bedre tjenester med nytt folkeregister
Folkeregisteret moderniseres. Fra registeret lanseres i 2019, har kommunene to år på seg til å gjøre nødvendige tilpasninger. Foto: Shutterstock

Bedre tjenester med nytt folkeregister

Norge moderniserer Folkeregisteret. Registeret vil få høyere kvalitet, mer informasjon og nye tjenester. For å gjøre overgangen så enkel og forutsigbar som mulig for kommunesektoren, samarbeider KS med Skatteetaten om utviklingen.

- Vi er opptatt av at kommunal sektors behov skal ivaretas. I 2018 kommer vi med en veileder for hvordan kommuner og fylkeskommuner på beste mulig måte skal kunne nyttiggjøre seg det nye registeret, sier spesialrådgiver i KS, Anne Mette Dørum.

Bedre tjenester
Det nye registeret blir hovedkilde til folkeregisteropplysninger fra utgangen av 2019. En av tjenestene som vil være tilgjengelig fra 2019, er såkalte hendelseslister. Det betyr at kommunen kan få beskjed med en gang en folkeregisterrelatert hendelse skjer hos egne innbyggere, som for eksempel at et barn blir født. Ved å benytte hendelseslister i sine fagsystemer kan kommunen bygge automatiserte tjenester og starte saksbehandling basert på hendelser blant innbyggerne. For eksempel vil en nyinnflyttet barnefamilie kunne få tilbud om barnehageplass uten å måtte søke, og et nyfødt barn kan bli kalt inn til kontroll uten at foreldrene selv må kontakte helsestasjonen.

Har kartlagt dagens bruk
I forbindelse med nytt folkeregister har Skatteetaten kartlagt hvordan norske kommuner bruker folkeregisteropplysningene.

- Rapporten viser at personopplysninger brukes i nesten all kommunal tjenesteyting. Tilgangen til opplysninger er derfor en viktig del av kommunenes saksbehandling, sier prosjektleder for modernisert folkeregister, Øyvind Roseth.

Analysen viser at flere kommuner har et stykke å gå for å utnytte mulighetene. Disse funnene blir viktige når KS, med støtte fra Skatteetaten, skal undersøke nærmere hvordan kommunene kan gå frem for å tilpasse seg det nye Folkeregisteret.

Kommunene må oppgradere fagsystemene
Kartleggingen viser at mange kommuner og fylkeskommuner har fagsystemer som ikke kan ta i mot folkeregisteropplysninger. De må derfor betale for spesialtilpasninger fra folkeregisterets distributør EVRY. Tjenestene som i dag leveres av EVRY vil ikke lenger være tilgjengelige fra Folkeregisteret etter 2021.  Det betyr at kommuner og fylkeskommuner må oppdatere fagsystemene slik at de kan ta imot standardformatene fra Folkeregisteret. I en overgangsperiode vil dagens tjenester og grensesnitt fortsatt være tilgjengeligE hos Folkeregisterets distributør EVRY.

Forbereder overgangen
Mange kommuner og fylkeskommuner vil bli involvert i forberedelsene til nytt register. KS og Skatteetaten undersøker nå hvilke behov kommunal sektor har, både som bruker og produsent av folkeregisterdata. Mange kommuner og fylkeskommuner har flere kundeforhold hos Folkeregisteret. Det gjør det krevende å få oversikt over hvor og hvordan opplysningene brukes i tjenesteytingen. Hver kommune og fylkeskommune må finne ut hvilke konsekvenser moderniseringen får for dem.

Egen nettside
For å gjøre overgangen til modernisert folkeregister så forutsigbar og enkel som mulig. jobber KS i samarbeid med Skatteetaten med flere informasjonstiltak. Moderniseringsprosjektet har en egen nettside som oppdateres fortløpende med informasjon som er relevant for kommunene. Når det er klart, vil prosjektet også legge ut teknisk informasjon og regel- og avtaleverk. Det er også mulig å melde seg på prosjektets nyhetsbrev. 

Enklere tilgang med ny folkeregisterlov
Med 530 kundeforhold i Folkeregisteret er kommunene den største brukergruppen til Folkeregisteret. Ny lov om folkeregistrering trådte i kraft 1. oktober 2017. Nå blir det enklere for kommunal sektor å få tilgang til folkeopplysninger. Kravet om «begrunnet behov» faller bort for ikke-taushetsbelagte opplysninger og det er ikke lenger nødvendig å søke Skatteetaten med en forklaring om behovet. Det er også færre opplysninger som vil være taushetsbelagte. Imidlertid må kommuner og fylkeskommuner ha hjemmel for å få tilgang til taushetsbelagte opplysninger, for eksempel begrunnet i familierelasjoner.

- Det haster å få oversikt over lovverk som mangler den hjemmelen som gir kommuner og fylkeskommuner nødvendig tilgang til taushetsbelagte opplysninger i Folkeregisteret. Vi må også få på plass nødvendig hjemmel innen ett år. Dette jobber vi aktivt med, sier Dørum.


Fakta

Slik bruker kommunene Folkeregisteret:

1. Kommunene bruker uttrekk til ajourhold av personopplysninger i fagsystemene.

2. Tre av fire kommuner mottar opplysninger i et spesialformat som er tilpasset kommunens egne systemer.

3. Kommunene er den kundegruppen av Folkeregisteret som får mest utlevering på papir.

4. Kommunene har ofte mange kundeforhold med Folkeregisteret.

5.70 prosent av kommunene har fagsystemintegrasjon mot dagens distributør. Mange har denne integrasjonen i tillegg til å motta uttrekk på papir.