Digitale konsekvenser av kommunesammenslåing
Det digitale landskapet i kommunene er mer komplekst enn noensinne. Foto: Kristina B. Holmblad

Digitale konsekvenser av kommunesammenslåing

Digitalisering berører i dag alle tjenesteområder i en kommune, og tjenesteproduksjonen foregår i økende grad digitalt. Hvilke digitale muligheter og utfordringer oppstår ved en kommunesammenslåing?

KS har fått kartlagt dette i prosjektet Digitale konsekvenser av en kommunesammenslåing, utført av PA Consulting.

-Formålet med prosjektet er tredelt, forteller fagansvarlig i KS, Hallvard Hoen. For det første ønsker vi at kommuner som vurderer å slå seg sammen blir bevisste på de digitale konsekvensene. For det andre vil vi gi råd til staten om hvordan de kan legge bedre til rette for kommunene, og for det tredje ønsker vi å bidra til at kommunene benytter anledningen til å tenke nytt.

Nøye kartlegging av digitale konsekvenser
I rapporten har PA Consulting kartlagt hovedoppgavene ved digital sammenslåing og prioritert disse mot hverandre. Dette er gjort både på overordnet nivå og innenfor hvert tjenesteområde. PA Consulting kommer med tydelige råd om hvordan en sammenslåing bør styres og hva som bør gjøres i de ulike fasene. Behovet for organisatoriske endringer og muligheter for gevinstrealisering er identifisert. I tillegg har KS Advokatene utredet anskaffelsesrettslige problemstillinger.

Utarbeidet en sjekkliste
Det er utarbeidet en sjekkliste for at kommuner som står i, eller skal gå inn i en sammenslåingsprosess, skal få et enkelt overblikk. Sjekklisten gir oversikt over oppgavene som må gjøres og anbefaling om prioritering av oppgavene. Den synliggjør også mulighetene digital sammenslåing åpner for.

Sett i gang
PA Consulting har vært i nær kontakt med kommuner som har, og som er i ferd med, å slå seg sammen. Nye Sandefjord er fulgt nøye. I tillegg er informasjon hentet fra statlige etater. Erfaringene fra kommunesammenslåingen i Danmark og Finland, samt private bedrifter, er analysert. På bakgrunn av dette er det identifisert kritiske faktorer. PA Consulting kommer med tydelige råd til kommunene. Det er viktig å komme tidlig i gang med kartleggingen og velge de smarteste løsningene. Kommunene må tenke helhetlig og forenkle der de kan. Organisasjonsutvikling må vektlegges.

Hovedfunn
• Kommunene bør ha en god prosess for digital sammenslåing, styrt som et prosjekt, for å oppnå sikker drift og utnytte mulighetene sammenslåingen åpner for. Rapporten beskriver en anbefalt prosess.
• Digital sammenslåing er en vesentlig kostnadspost ved en kommunesammenslåing. Erfaringer fra utlandet og private virksomheter viser at kostnadene ved digital sammenslåing ofte undervurderes. Dette gjelder særlig datakonvertering.
• I prosessen for digital sammenslåing er det viktig å fokusere på oppgaver som er kritiske for forsvarlig tjenesteproduksjon i den nye kommunen.